Los oficios, beneficios y perjuicios del email, ni contigo ni sin ti

Artículo elaborado por Eugenio Gallego Hernández, Director General de Negocio de Grupo Vértice.
Publicado en Vidaeconomica.es y en Diario Directo el 05/05/10.

La utilidad del email a día de hoy es indiscutible, diariamente se intercambian millones de ellos pero, su uso actualmente no es el más adecuado, es más, en algunas empresas se está convirtiendo en un problema.

En algunas empresas multinacionales, como Intel, está instaurado desde tres años que los viernes no se usa el email no sé si por descansar de él o porque la gente se vea obligada a no perder la buena y sana costumbre del contacto humano personal, lo que ellos llaman Zero E-mail Friday.

Cada día se distribuyen 90 billones de emails persona a persona en todo el mundo, 247.000 millones al día sobre un total de 1.400 millones de usuarios, de los cuales el 81 % era SPAM o email no deseado con un pico de hasta el 92 % y aumento respecto al año pasado de un 24 %. (Fuente: Pingdom.com)

Los beneficios son múltiples pero no son objeto de esta exposición. A continuación de detalla una serie de principios básicos de uso, seguramente muchos de ellos conocidos pero por ello no menos importante el recordar ya que algunos se nos olvidan en la gestión del email.

Cuando se escriben:

• Dar siempre los buenos días/tardes, las gracias y pedir las cosas por favor. La educación no está reñida con la tecnología.
• Indicar el asunto del mensaje con claridad en el campo "Asunto". Es el resumen en una línea de lo que queremos comunicar.
• No enviar textos demasiado extensos en el cuerpo del mensaje, en todo caso como documento adjunto si es necesario.
• Incluir la leyenda de protección de datos, si es una empresa.
• No incluir la leyenda del medioambiente en color, ya que si se imprime por cualquier razón, es todavía más perjudicial para el medioambiente.
• Poner el corrector ortográfico por defecto para que se revise la ortografía del texto antes del envío.
• Los email no tienen tono y a veces dependiendo de emisor y receptor se malinterpretan, el uso de emoticonos (smileys) puede evitarlo.
• Sea breve y dé un amplio contexto al mensaje, es útil iniciar el mensaje con la frases “Para su información”, “Para su aprobación” o “Seguimiento”.
• Evitar los fondos gráficos bajo el texto, que además de “pesar” demasiado (ocupa muchos bytes), suelen dificultar la lectura.
• No olvidar el punto y aparte.
• Utilizar tipologías y tamaños adecuados de letra.
• Asegurar la identificación y dejar información de contacto al final del mensaje.
• Evite usar letras mayúsculas en frases completas, dificulta la lectura.

Cuando se envían:

• Las cosas importantes o muy importantes siempre con el complemento del teléfono como medio de comunicación síncrono.
• Enviar los emails a las personas que estén involucradas únicamente.
• Si se deben adjuntar documentos al mensaje, tenga en cuenta los destinatarios. Es posible que el destinatario de un archivo adjunto no tenga el software para leerlo o que su peso sea demasiado elevado para el tipo de cuenta que utiliza.
• Antes de enviar un mensaje, tómese el tiempo para volver a leerlo.
• Tener bien configurada la hora y fecha del ordenador.
• No se escribe lo que se habla ni se habla lo que se escribe.

Cuando se reciben:

• Tener el antivirus configurado para el análisis de los emails recibidos.
• Cuando haya leído un mensaje, decidir inmediatamente dónde guardarlo.
• Excepto que sea necesario, no imprima los emails.
• Respetar la privacidad de los mensajes que recibe.
• Crear reglas de mensaje para ahorrar su clasificación en carpetas.
• Tener bien configurada la hora y fecha del ordenador.
• Es necesario prestar especial atención a la buena gestión y utilización del email. Por lo contrario irá en detrimento de nuestra imagen y eficacia.
• La mayoría de los usuarios no analiza en profundidad los emails que recibe.

Cuando se responden:

• No crear un email nuevo, contestar sobre el recibido para no perder el dialogo iniciado.
• No dé nada por sobreentendido.
• No suponer que la otra persona esta on-line, sobre todo para lo importante y/o urgente. No pretender por sistema que su email sea leído en los siguientes 5 minutos.
• No contestar mensajes con ira como respuesta a un mensaje incendiario.
• No discutir con copia a un tercero.
• No re-envíe un mail si esto puede molestar al autor

Cuando se gestionan:

La forma correcta de gestionar el email dependerá de cada persona, como ejemplos de menor complejidad a mayor complejidad dependiendo del volumen, realizándolo de manera manual o con la ayuda de las “Reglas de Mensaje”, todo ello siempre que no se puedan eliminar directamente:

1 Opción:

Se puede dejar en:

• Bandeja de Entrada únicamente lo que está pendiente de tramitar.
• Resto pasarlo a una carpeta de 'Tramitados'.

2 Opción:

Se pueden también dividir entre:

• Bandeja de Entrada
• Pendiente de alguien
• Pendiente de mi
• Pendiente de Leer

3 Opción:

Por último

• Urgentes
• En espera
• Pendientes
• Por temáticas

Otros aspectos a tener en cuenta:

• No deje que su email personal esté visible directamente en páginas web, estará más expuesto al SPAM.
• Deje la respuesta automática en caso de encontrarse ausente por vacaciones, ya que en caso contrario alguien puede suponer que está operativo.
• El email como sistema de información, no debe convertirse en un sistema de trabajo y para todas aquellas comunicaciones repetitivas de información, en estos casos, deben usarse sistemas de trabajo con acceso telemático común donde la información resida en un único sitio y de esta forma la información no va viajando de una persona a otra con copia a terceros perdiéndose a futuro en bandejas de entrada donde es difícil encontrar lo que se busca.

Como conclusión decir que esta herramienta ha cubierto una etapa con sobrado éxito, aunque muchos la dan ya por muerta en la medida en que las redes sociales, ya sean personales o profesionales, han venido a cambiar la forma de comunicarnos entre las personas. Otras empresas como Google también quiere cambiar el concepto con su herramienta “Google Wave”, mientras esperaremos enviándonos algún que otro millón de emails más.